Zapytanie ofertowe na organizację „XXVI Sympozjum Sekcji Kardiologii Eksperymentalnej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”

2022-05-05

Szanowni Państwo,

Sekcja Kardiologii Eksperymentalnej Polskiego Towarzystwo Kardiologicznego, organizuje:

XXVI Sympozjum Sekcji Kardiologii Eksperymentalnej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”

Termin konferencji: 27-29 październik 2022 r.

Miejsce konferencji: Hotel Wilga, Ustroń

Przewidywana liczba uczestników: ok. 80

Organizację konferencji Sekcja SKE PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Intencją Komitetu Organizacyjnego Sympozjum i Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego jest organizacja konferencji w formule tradycyjnej stacjonarnej „on-site”.

Organizacja konferencji w formule „on-site” (wykładowcy i uczestnicy konferencji na miejscu),  ale sytuacja epidemiologiczna może spowodować konieczność organizacji konferencji w „on-line” (wykładowcy na miejscu w studio w Ustroniu, uczestnicy wyłącznie zdalnie).

Do głównych zadań należeć będzie:

We współpracy z Hotelem (w zakresie zadań, które w toku będzie realizował Hotel, do zadań oferenta należy sprawdzenie poprawności realizacji tych zadań i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z Hotelem odpowiednich działań naprawczych i/lub uzupełniających)

  1. Aranżacja obiektu oraz sali wykładowej, plakatowej i warsztatowej dla potrzeb konferencji.
  2. Zapewnienie wyposażenia oraz obsługi technicznej sali wykładowej, warsztatowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji. Sprzęt dla jednej Sali wykładowej.
  3. Zapewnienie przed salą wykładową monitorów z programami danej sesji.
  4. We współpracy z hotelem koordynacja obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców konferencji (serwis kawowy oraz lunchowy dla uczestników konferencji w dniach 27 i 28 października).
  5. Przygotowanie i obsługa pokoju wykładowców w godzinach odbywania się sesji wykładowych.
  6. Przygotowanie wystawy podmiotów produkujących sprzęt medyczny i laboratoryjny oraz korespondencja techniczna z firmami z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.
  7. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich edycji i emisji po konferencji.

oraz:

  1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych.
  2. Współpraca z PTK i CasusBTL w celu umożliwienia przesyłania drogą elektroniczną wykładów oraz abstraktów przez wykładowców w ramach istniejącego rozwiązania w systemie PTK Członkowie.
  3. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
  4. Współpraca z hotelem oraz zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników w miejscu odbywania się konferencji i innych, pobliskich obiektach – zakwaterowanie obsługiwane przez hotel.
  5. Koordynacja kolacji dla wykładowców i zaproszonych gości przyjeżdzających w czwartek 27.10.2022 – bufet 20:00 do 24:00.
  6. Koordynacja kolacji dla wykładowców i zaproszonych gości w dniu 28.10.2022.
  7. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
  8. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w lipcu 2022).
  9. Promocja konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
  10. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym drukowanego programu konferencji. 
  11. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji, w tym również certyfikatów za udział w warsztatach towarzyszących.
  12. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi.
  13. Ubezpieczenie konferencji.
  14. Uzyskanie informacji o możliwości certyfikacji w ramach INFARMY, MEDTECH, POLMED oraz certyfikacja wydarzenia. Złożenie wniosków o punkty edukacyjne.
  15. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

II – w przypadku obostrzeń uniemożliwiających realizację konferencji w formule „on-site”

Organizacja konferencji w formule „on-line” (wykładowcy na miejscu w Ustroniu, uczestnicy wyłącznie zdalnie, z jednoczesną transmisją na żywo dla zarejestrowanych uczestników na dedykowanej stronie internetowej)

Do głównych zadań należeć będzie:

  1. Przygotowanie pomieszczenia typu studio z możliwością transmisji sesji na żywo na dedykowanej stronie internetowej dla zarejestrowanych uczestników konferencji.
  2. Aranżacja wybranego obiektu dla potrzeb konferencji online.
  3. Przygotowanie kanału transmisji sesji.
  4. Transmisja sesji w czasie rzeczywistym.
  5. Nagranie sesji i wykładów z możliwością ich emisji po konferencji.
  6. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do zawartości konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika.
  7. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestników konferencji z możliwością zadawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym w formie moderowanego czatu.
  8. Współpraca z PTK i CasusBTL w celu umożliwienia przesyłania drogą elektroniczną wykładów przez wykładowców w ramach istniejącego rozwiązania w systemie PTK Członkowie.
  9. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
  10. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną przed i w czasie konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom.
  11. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom konferencji. 
  12. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji oraz w kanale, w którym będą transmitowane sesje.
  13. Zapewnienie obsługi cateringowej dla wykładowców konferencji.
  14. Koordynacja i współpraca z hotelem w zakresie organizacji kolacji dla wykładowców i zaproszonych gości przyjeżdzających w czwartek 27.10.2022 – bufet 20:00 do 24:00 oraz w dniu 28.10.2022.
  15. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami.
  16. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w styczniu 2022).
  17. Szeroka promocja konferencji (media internetowe, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne).
  18. Przygotowanie i elektroniczna dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
  19. Ubezpieczenie konferencji.
  20. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY, POLMED, MEDTECH oraz złożenie wniosków o punkty edukacyjne.
  21. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30 maja 2022 r. na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Biuro Zarządu Głównego PTK
Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa

z dopiskiem: 

XXVI Sympozjum Sekcji Kardiologii Eksperymentalnej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego

oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy:

pbuszman@gmail.com

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji i Sekcji lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:

  1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
  2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
  3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Komitet Organizacyjny

XXVI Sympozjum Sekcji Kardiologii Eksperymentalnej PTK